HELSINGIN KAUPUNKI
Kaupunginkanslia

REKISTERISELOSTE

Aineistopankin käyttäjärekisteri
Päivitetty viimeksi: 01.02.2017

REKISTERIN NIMI

Helsingin kaupungin aineistopankin käyttäjärekisteri

REKISTERIN PITÄJÄ

Helsingin kaupunki / kaupunginkanslia

REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii hallintokeskuksen verkkoviestintäpäällikkö.

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että käyttäjärekisteriä käytetään asianmukaisesti mm:

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitavat kaupunginkanslian verkkoviestinnässä, seuraavat henkilöt vastuujärjestyksessä:
1. Antti Honkala
2. Mika Lappalainen

Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Aineistopankin käyttäjärekisteriin talletettuja henkilötietoja käytetään aineistopankin asiakassuhteiden hoitamisessa ja asiakkaiden aineistopankin käyttöehtojen vastaisen käytön valvonnassa.

Aineistopankin tarkoitus on tehostaa kaupungin tiedotustoimintaa ja rekisterin tarkoitus on mahdollistaa asiakkuus- ja palvelusuhteen hoitaminen tiedottajien suuntaan. Tehtävän hoito edellyttää aineistopankin käyttäjän tunnistusta, käyttäjäkohtaisten oikeuksien määrittelyä, tunnusten lähettämistä ja muuta mahdollista yhteydenpitoa kuvapankin ja sen käyttäjän välillä.

Aineistopankin rekisteriin tallennetaan käyttäjät, joille on myönnetty oikeus ladata ja käyttää julkisesti kaupungin kustantamia valokuvia, videoita, grafiikkaa ja tekstitiedostoja.

Aineistopankin käyttö ja hallinnointi ovat erillään. Käyttäjärekisteri on erillinen osa aineistopankkijärjestelmää ja sen käyttöoikeus on tietoteknisesti rajattu ainoastaan muutaman kaupungin työntekijän eli ylläpitäjien oikeudeksi. Oikeuksia kontrolloidaan tunnuksilla, jotka poistetaan järjestelmästä heti, kun työntekijä poistuu tai vaihtaa toisiin tehtäviin. Aineistopankin käyttäjä ei pääse missään vaiheessa katsomaan rekisteritietoja omilla tunnuksillaan.

Käyttäjätunnusta voidaan käyttää myös käyttöehtojen vastaisen käytön valvonnassa ja oikeuksien peruuttamisessa. Lataustiedot tuhotaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua latauksesta.

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyt ovat Helsingin kaupungin aineistopankin materiaalien käyttäjiä.

Käyttäjärekisteri on Helsingin kaupungille välttämätön työkalu käyttäjien tunnistuksessa, käyttöoikeuksien määrittelyssä sekä yhteydenpitämisen välineenä.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisällön muodostavat pakollisina tietoina rekisteröidyn yksityisen henkilön ja/tai yrityksen nimi, sähköpostiosoite ja yhteystiedot. Vapaaehtoisina lisäksi peruste tai media, jossa kuvia käytetään, yhteistyövirasto tai -henkilö kaupungin organisaatiossa, aihealueet, joista kuvia erityisesti haluttaisiin sekä vapaamuotoinen tekstikenttä.

Ylläpitäjät merkitsevät käyttöoikeuden laajuuden ja keston lupaa myöntäessään tapauskohtaisesti, eikä se näy käyttäjälle muuten kuin tarjolla olevan aineiston määrässä ja pysyvyydessä.

Muut eivät pääse käsiksi lataustietoihin. Käyttöehtojen vastainen käyttö voidaan kuitenkin tarvittaessa selvittää. Sähköpostiviestit siirretään pääkäyttäjän erilliseen sähköpostikansioon ja hävitetään kolmen vuoden kuluttua latauksesta.

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan käyttäjältä.

SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolelle.

REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Osa aineistopankin kuva-aineistoista on hankittu vain kaupungin käyttöön. Tämän vuoksi aineistoja voidaan toimittaa käyttäjille vain sen mukaan, millaiset oikeudet aineistoihin on kaupungille hankittu. Osa aineistosta näkyy vain kaupungin tiedottajille ja osa näkyy kaikille käyttäjille. Käyttäjäryhmien oikeuksien määrittely tekee yksilöllisestä tunnistuksesta välttämättömän.

Rekisteriä käyttävät kaupunginkanslian viestinnässä ja virastoissa ja laitoksissa Helsingin kaupungin mediapankin ylläpitäjät, jotka vastaavat myös kuvahankinnasta, käyttöluvista, ylläpidosta ja päivityksistä. Rekisterin tietosisältöä voivat katsoa vain ylläpitäjät henkilökohtaisilla tunnuksillaan, muut kuin ylläpitäjät eivät voi katsoa rekisterin tietosisältöä.

Rekisterin avulla voidaan valvoa kuvapankin sääntöjen ja tekijänoikeuslakien noudattamista ja tarkistaa käyttöyhteys tarvittaessa. Rekisteristä voidaan seurata aineistopankin aineistojen käyttöä ja tulostaa rekisteröityneiden käyttäjien yhteystietoja kuvapankin ylläpitäjien mahdollisia tiedotteita varten.

REKISTERIN YHDISTÄMINEN

Helsingin kaupungin aineistopankin asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin rekistereihin.

REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat Itella asiakkuusmarkkinoinnin tai sen alihankkijan palvelimilla. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia eikä yrityksien Ly-tunnuksia. Tietoja käsittelevät vain ylläpitäjät henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan.

Palvelun tietoturva on erittäin korkealla tasolla, ja käyttäjien tunnistaminen tapahtuu järjestelmän oman tietokantapohjaisen tunnistuksen avulla. Palvelu sijaitsee kahdennetun yhteyden varassa Toimittajan palvelinhuoneessa, jossa on kulunvalvonta. Palveluun liittyvät tietokannat sekä tiedostot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Rekisteriin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä ja käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Käyttäjärekisterin tietoja säilytetään aktiivitietokannassa käyttöoikeuden voimassaoloajan. Käyttöoikeuden päätyttyä tiedot poistetaan rekisteristä. Aineistopankin uusimisen yhteydessä rekisteröitymisvelvoite entisille käyttäjille uusitaan ja sen jälkeen vanha käyttäjärekisteri hävitetään.

Lataustiedot hävitetään kolmen vuoden kuluttua lataamisesta.

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröidylle annetaan aineistopankkiin rekisteröitymisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevat nimi ym. tiedot ja tiedot aineistopankin materiaalin lataamisesta talletetaan aineistopankin käyttäjärekisteriin, jota koskeva rekisteriseloste on nähtävänä Helsingin kaupungin www-sivuilla osoitteessa www.hel.fi/rekisteriseloste, virastojen vastuuhenkilöillä ja kaupungin aineistopankin www-sivuilla.

TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikanpäällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

TIEDON KORJAAMINEN

Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen henkilötieto, virhe korjataan välittömästi.

Kaupunginkanslian verkkoviestintäpäällikkö päättää virheellisen tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle. Mikäli vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus, jossa mainitaan myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

KIELTO-OIKEUS

Rekisteristä ei luovuteta tietoja ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

REKISTERIHALLINTO

Kaupunginkanslian verkkoviestintäpäällikkö käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Kaupunginkanslian verkkoviestintäpäällikkö vastaa

Rekisteritoimintoja toteuttavat Helsingin kaupungin kaupunginkanslian viestinnän palveluksessa olevat henkilöt.

Järjestelmän ylläpidosta on tehty sopimus ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa.

Atk-teknisissä asioissa avustaa kaupunginkanslian verkkoviestintä.

SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.