HELSINGIN KAUPUNKI
Kaupunginkanslia

REKISTERISELOSTE
Aineistopankin käyttäjärekisteri
Päivitetty viimeksi: 01.05.2019

REKISTERIN NIMI
Helsingin kaupungin aineistopankin käyttäjärekisteri

REKISTERIN PITÄJÄ
Helsingin kaupunki / kaupunginkanslia

REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Vastuuhenkilönä toimii kaupunginkanslian sisällöntuotannon päällikkö.
Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että käyttäjärekisteriä käytetään asianmukaisesti mm:
tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa
huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
Rekisteriasioita hoitavat kaupunginkanslian sisällöntuotannossa, seuraavat henkilöt vastuujärjestyksessä:
1. Antti Honkala
2. Mika Lappalainen

Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Aineistopankin käyttäjärekisteriin talletettuja henkilötietoja käytetään aineistopankin asiakassuhteiden hoitamisessa ja asiakkaiden aineistopankin käyttöehtojen vastaisen käytön valvonnassa.

Aineistopankin tarkoitus on tehostaa kaupungin tiedotustoimintaa ja rekisterin tarkoitus on mahdollistaa asiakkuus- ja palvelusuhteen hoitaminen tiedottajien suuntaan. Tehtävän hoito edellyttää aineistopankin käyttäjän tunnistusta, käyttäjäkohtaisten oikeuksien määrittelyä, tunnusten lähettämistä ja muuta mahdollista yhteydenpitoa kuvapankin ja sen käyttäjän välillä.

Aineistopankin rekisteriin tallennetaan käyttäjät, joille on myönnetty oikeus ladata ja käyttää julkisesti kaupungin kustantamia valokuvia, videoita, grafiikkaa ja tekstitiedostoja.

Aineistopankin käyttö ja hallinnointi ovat erillään. Käyttäjärekisteri on erillinen osa aineistopankkijärjestelmää ja sen käyttöoikeus on tietoteknisesti rajattu ainoastaan muutaman kaupungin työntekijän eli ylläpitäjien oikeudeksi. Oikeuksia kontrolloidaan tunnuksilla, jotka poistetaan järjestelmästä heti, kun työntekijä poistuu tai vaihtaa toisiin tehtäviin. Aineistopankin käyttäjä ei pääse missään vaiheessa katsomaan rekisteritietoja omilla tunnuksillaan.

Käyttäjätunnusta voidaan käyttää myös käyttöehtojen vastaisen käytön valvonnassa ja oikeuksien peruuttamisessa. Lataustiedot tuhotaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua latauksesta.

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Rekisteröidyt ovat Helsingin kaupungin aineistopankin materiaalien käyttäjiä.

Käyttäjärekisteri on Helsingin kaupungille välttämätön työkalu käyttäjien tunnistuksessa, käyttöoikeuksien määrittelyssä sekä yhteydenpitämisen välineenä.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Tietosisällön muodostavat pakollisina tietoina rekisteröidyn yksityisen henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Vapaaehtoisina lisäksi peruste kuvien käytölle ja edustettu yritys/yhteisö.

Ylläpitäjät merkitsevät käyttöoikeuden laajuuden ja keston lupaa myöntäessään tapauskohtaisesti, eikä se näy käyttäjälle muuten kuin tarjolla olevan aineiston määrässä ja pysyvyydessä.

Muut eivät pääse käsiksi lataustietoihin. Käyttöehtojen vastainen käyttö voidaan kuitenkin tarvittaessa selvittää. Sähköpostiviestit siirretään pääkäyttäjän erilliseen sähköpostikansioon ja hävitetään kolmen vuoden kuluttua latauksesta.

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tiedot saadaan käyttäjältä.

SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolelle.

REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
Osa aineistopankin kuva-aineistoista on hankittu vain kaupungin käyttöön. Tämän vuoksi aineistoja voidaan toimittaa käyttäjille vain sen mukaan, millaiset oikeudet aineistoihin on kaupungille hankittu. Osa aineistosta näkyy vain kaupungin tiedottajille ja osa näkyy kaikille käyttäjille. Käyttäjäryhmien oikeuksien määrittely tekee yksilöllisestä tunnistuksesta välttämättömän.

Rekisteriä käyttävät kaupunginkanslian viestinnässä, toimialoilla ja laitoksissa Helsingin kaupungin mediapankin ylläpitäjät, jotka vastaavat myös kuvahankinnasta, käyttöluvista, ylläpidosta ja päivityksistä. Rekisterin tietosisältöä voivat katsoa vain ylläpitäjät henkilökohtaisilla tunnuksillaan, muut kuin ylläpitäjät eivät voi katsoa rekisterin tietosisältöä.

Rekisterin avulla voidaan valvoa kuvapankin sääntöjen ja tekijänoikeuslakien noudattamista ja tarkistaa käyttöyhteys tarvittaessa. Rekisteristä voidaan seurata aineistopankin aineistojen käyttöä ja tulostaa rekisteröityneiden käyttäjien yhteystietoja kuvapankin ylläpitäjien mahdollisia tiedotteita varten.

REKISTERIN YHDISTÄMINEN
Helsingin kaupungin aineistopankin asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin rekistereihin.

REKISTERIN SUOJAAMINEN
Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat Itella asiakkuusmarkkinoinnin tai sen alihankkijan palvelimilla. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia eikä yrityksien Ly-tunnuksia. Tietoja käsittelevät vain ylläpitäjät henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan.

Palvelun tietoturva on erittäin korkealla tasolla, ja käyttäjien tunnistaminen tapahtuu järjestelmän oman tietokantapohjaisen tunnistuksen avulla. Palvelu sijaitsee kahdennetun yhteyden varassa Toimittajan palvelinhuoneessa, jossa on kulunvalvonta. Palveluun liittyvät tietokannat sekä tiedostot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Rekisteriin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä ja käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Käyttäjärekisterin tietoja säilytetään aktiivitietokannassa käyttöoikeuden voimassaoloajan. Käyttöoikeuden päätyttyä tiedot poistetaan rekisteristä. Aineistopankin uusimisen yhteydessä rekisteröitymisvelvoite entisille käyttäjille uusitaan ja sen jälkeen vanha käyttäjärekisteri hävitetään.

Lataustiedot hävitetään kolmen vuoden kuluttua lataamisesta.

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Rekisteröidylle annetaan aineistopankkiin rekisteröitymisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevat nimi ym. tiedot ja tiedot aineistopankin materiaalin lataamisesta talletetaan aineistopankin käyttäjärekisteriin, jota koskeva rekisteriseloste on nähtävänä Helsingin kaupungin verkkosivuilla osoitteessa www.hel.fi/rekisteriseloste, toimialojen vastuuhenkilöillä ja kaupungin aineistopankin www-sivuilla.

TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikanpäällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

TIEDON KORJAAMINEN
Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen henkilötieto, virhe korjataan välittömästi.

Kaupunginkanslian sisällöntuotannon päällikkö päättää virheellisen tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle. Mikäli vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus, jossa mainitaan myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

KIELTO-OIKEUS
Rekisteristä ei luovuteta tietoja ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

REKISTERIHALLINTO
Kaupunginkanslian sisällöntuotannon päällikkö käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Kaupunginkanslian verkkoviestintäpäällikkö vastaa
rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
Rekisteritoimintoja toteuttavat Helsingin kaupungin kaupunginkanslian viestinnän palveluksessa olevat henkilöt.

Järjestelmän ylläpidosta on tehty sopimus ylläpitopalveluja tuottavan yrityksen kanssa.

Atk-teknisissä asioissa avustaa kaupunginkanslian sisällöntuotanto.

SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.